Rabu, 1 September 2010

Peranan setiausaha dalam pengurusan mesyuarat

     Seorang setiausaha juga mempunyai peranan penting dalam pengurusan mesyuarat sesebuah organisasi.Mesyuarat akan berjalan lancar sekiranya pengerusi,setiausaha dan ahli mesyuarat bekerjasama dalam menjalankan tugas yang diberikan.Setiausaha berperanan dalam semua urusan mesyuarat iaitu sebelum,semasa dan selepas mesyuarat.Ini menunjukkan bahawa seorang setiausaha merupakan tunjang utama dalam proses membentuk atau melaksanakan mesyuarat.Setiuasaha amat diperlukan ketika sesi mesyuarat diadakan,kerana setiausahalah individu yang merancang mesyuarat tersebut.Walaupun kita sedia maklum bahawa pengerusi adalah seorang yang penting dalam msyuarat,tetapi sebenarnya setiausaha adalah individu yang menguruskan mesyuarat tersebut bukan pengerusi,ini bermakna setiausaha juga penting dalam pengurusan mesyuarat.
   
     Sebelum mesyuarat bermula setiausaha perlu berbincang dengan pengerusi tentang agenda sesuatu mesyuarat,bertanggungjawab mengedarkan surat-menyuarat,menyimpan, dan mengendalikan sistem fail,menyediakan agenda yang sempurna untuk diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat dan menguruskan sesuatu mesyuarat seperti membuat beberapa penempahan.Tanpa setiausaha,segala urusan sebelum mesyuarat sukar di lakukan dan segala tugas setiausaha tidak boleh diberikan kepada pengerusi.Setiausaha sesebuah mesyuarat perlulah seorang yang bijak dan cepat bertindak,ini kerana pelbagai urusan yang perlu dilakukan oleh setiausaha terutamanya jika mesyuarat itu terpaksa diadakan tanpa dirancang.

      Semasa mesyuarat dijalankan,tugas setiausaha ialah bertanggungjawab mengesan pelaksanaan keputusan mesyuarat untuk direkodkan,mencatat minit mesyuarat dengan ringkas dan tepat.oleh itu,seseorang setiausaha perlu mempunyai beberapa kemahiran dan kebolehan seperti peka dengan persekitaran,mahir mencatat dan bertindak.selain itu,setiausaha tidak seharusnya memberikan pandangan peribadi di dalam mesyuarat tersebut kerana ia akan menyebabkan urusan mencatat sukar dilakukan dan perjalanan mesyuarat tergendala.Setiausaha perlu peka terhadap segala isi yang dibentangkan dan suarakan oleh ahli mesyuarat supaya mudah untuk dicatat.

     Selepas mesyuarat,setiausaha perlu menyiapkan minit tersebut dan mengemaskinikannya untuk diedarkan kepada ahli selepas berbincang dengan pengerusi.Segala tugas ini di bawah pengendalian seorang setiausaha dan segala kesilapan harus ditanggung oleh setiausaha,ini menunjukkan seorang setiausaha memegang tanggungjawab yang besar yang harus dipikul.

Tiada ulasan:

Catat Ulasan

Catat Ulasan