Rabu, 25 Ogos 2010

Proses mengendalikan mesyuarat

      Di dalam pengurusan mesyuarat,terdapat tiga proses untuk mengendalikan mesyuarat iaitu pramesyuarat,pelaksanaan mesyuarat dan pasca mesyuarat.

 Pramesyuarat:
     Sebelum sesebuah organisasi memulakan mesyuarat,terdapat beberapa persediaan yang perlu dibuat seperti mengadakan perbincangan.dalam hal ini,setiausaha perlu berbincang dengan pengerusi mengenai beberapa perkara,antaranya menentukan tarikh untuk mengadakan mesyuarat,masa yang akan berlangsungnya mesyuarat,tempat untuk mengadakan mesyuarat dan agenda yang akan dibincangkan dalam mesyuarat tersebut.

     Selain itu,sebelum memulakan mesyuarat setiausaha perlu memastikan persediaan kemudahan yang akan digunakan semasa mesyuarat bermula.Antaranya seperti tempahan tempat atau lokasi untuk bermesyuarat.Pastikan bilik yang ditempah berada dalam keadaan yang baik,kemas dan sedia untuk digunakan.Selain daripada tempahan bilik,setiausaha perlu membuat tempahan jadual ringan.

      Apabila selesai membuat tempahan,setiausaha perlu mengedar surat panggilan surat kepada ahli-ahli yang terlibat.Dalam hal ini,setiausaha perlu memastikan ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan dalam tempoh 10 hari sebelum mesyuarat.

Pelaksanaan mesyuarat:
     Pengerusi sebagai individu yang memainkan peranan utama dalam sesuatu mesyuarat.Selain itu,peranan mesyuarat adalah dengan mempunyai individu-individu seperti setiausaha dan ahli mesyuarat.Ini adalah individu yang penting dalam sesebuah organisasi yang ingin melaksanaan mesyuarat.

Pasca mesyuarat:
     Selepas mesyuarat selesai,tugas setiausaha ialah menyediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan pengerusi.Draf ini ini hendaklah dikemukakan tidak lewat dari tiga hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.Selepas itu,minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan.

Tiada ulasan:

Catat Ulasan

Catat Ulasan