Isnin, 30 Ogos 2010

Peranan pengerusi di dalam mesyuarat

     Di dalam sesebuah organisasi yang mengadakan mesyuarat,pengerusi mempunyai peranan utama untuk mengendalikan dan mengawal mesyuarat dari awal hingga akhir mesyuarat tersebut.Ini dapat menggambarkan betapa pentingnya seorang pengerusi di dalam sesebuah mesyuarat.Di dalam mesyuarat,pengerusi perlulah menjadi seorang yang kreatif dan mempunyai kebolehan membuat perubahan dan bertanggungjawab dalam segala penyelesaian masalah dan proses membuat keputusan dangan adil dan berkesan.

     Antara peranan pengerusi ialah mempengerusikan semua jenis mesyuarat,tidak sama ada mesyuarat itu berbentuk mesyuarat yang besar mahupun mesyusrat yang kecil.Pengerusi perlu bertanggungjawab dan memastikan kesempurnaan,tatatertib dan perjalanan semua jenis mesyuarat berjalan lancar dan memenuhi korum ahli yang secukupnya.Pengerusi perlu memastikan perjalanan mesyuarat mengikut segala agenda yang telah ditetapkan.Sekiranya haki mesyuarat tidak mengikut perbincangan dalam agenda yang telah ditetapkan,pengerusi berhak untuk mengawasi dan menentukan perkara yang dibincangkan itu mesti berdasarkan kepada agenda yang telah ditetapkan.

     Selain itu,pengerusi perlu bersikap adil dan saksama ketika mempengerusikan sesebuah mesyuarat.Sikap adil dan saksama yang ditonjolkan oleh pengerusi dapat mewujudkan suasana persekitaran mesyuarat yang aman sekaligus mendorong kepada proses membuat keputusan yang tepat dan berkesan.pengerusi yang mempunyai pelbagai ilmu pengetahuan juga amat diperlukan di dalam sesebuah mesyuarat di mana ia dapat menyumbang kepada idea-idea yang bernas di dalam mesyuarat.Selain itu,pengerusi juga perlu memastikan tanggungjawab tersebut dilaksanakan oleh setiap ahli.

     Bidang tugas pengerusi juga ialah mempunyai kuasa undi pemutus sekiranya  tidak di capai oleh ahli mesyuarat.Ini kerana,pengerusi berhak membuat keputusan yang bernas dan tepat di dalam sesebuah mesyuarat berdasarkan pengalamannya.Pengerusi yang baik,bijaksana,adil dan bertanggungjawab merupakan pengerusi yang mudah dalam membuat keputusan dan di terima oleh setiap ahli mesyuarat sekiranya tiada jalan penyelesaian di dalam sesebuah mesyuarat.

Sumber: Omardin Haji Shaari. (2002). Kaedah mengendalikan mesyuarat. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Jenis-jenis mesyuarat

     Mengikut pendapat saya,terdapat pelbagai jenis pengurusan mesyuarat yang dapat saya huraikan di dalam topik ini.Ianya di sebabkan pelbagai fakta-fakta yang telah sedia kita ketahui tentang pengurusan mesyuarat.Antara jenis pengurusan mesyuarat adalah seperti berikut.

     Mesyuarat jenis arahan ialah sejenis mesyuarat yang memberi kuasa penuh kepada seorang ketua untuk membuat keputusan.Mesyuarat dijalankan dengan setiap kumpulan mempunyai ketua yang dilantik sebagai pengurus.Pengurus diberi kuasa untuk mengagihkan sesuatu tugas kepada ahli kumpulan.Oleh itu,pengurus bertanggungjawab di atas segala urusan.
     Mesyurat jenis penasihat pula ialah mesyuarat yang memberi kuasa kepada sesebuah badan bebas untuk membuat keputusan.Ahli-ahli mesyuarat dipilih berdasarkan pengalaman dan setiap ahli akan menghujahkan pendapat berdasarkan persetujuan.Keputusan yang diambil daripada kumpulan majoriti jika tidak setuju.
     Mesyuarat ketiga ialah mesyuarat demokratik.Keputusan jenis mesyuarat ini dibuat secara kolektif.Ahli-ahli mesyuarat sendiri mempunyai kuasa.Walau bagaimanapun,persetujuan perlu diambil kira keputusan majoriti dan akan diumumkan oleh pengerusi.Contohnya ialah mesyuarat ketua-ketua bahagian.
     Mesyuarat campuran ialah mesyuarat yang mempunyai dua atau lebih agenda.Keadaan ini agak menyulitkan pihak pengurusan yang membuat sesuatu keputusan.Biasanya mesyuarat jenis ini berbentuk taklimat dan keputusan berdasarkan undian dan juga autoriti seseorang.Contohnya ialah mesyuarat pelaksanaan sesebuah program.

     Selain itu,pengurusan mesyuarat juga boleh berlaku mengikut hari atau masa.Contohnya mesyuarat bulanan,biasanya mesyuarat ini dijalankan untuk mendengar perbentangan laporan setiap bahagian dalam organisasi.Setiap bahagian ini dikehendaki membentangkan laporan kemajuan setiap aktiviti yang telah dijalankan.Adakalanya seorang pengucap jemputan dipanggil untuk memberi ucapan setelah semua bahagian selesai membentangkan laporan mereka.

     Mesyuarat juga boleh dijadikan langkah untuk menetapkan keputusan.Dimana mesyuarat ini penting diadakan untuk membuat keputusan bagi sesebuah organisasi atau jabatan.Ini kerana mesyuarat dapat menyelesaikan segala masalah dan membuat keputusan dengan adil dan tepat.Contohnya mesyuarat jawatan kuasa pemilihan perlantikan dan kenaikan pangkat.

Sumber: Sulaiman Masri. (1997). Komunikasi berkesan: Penulisan bercerita,rencana,ulasan. Shah Alam: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.

Rabu, 25 Ogos 2010

Proses mengendalikan mesyuarat

      Di dalam pengurusan mesyuarat,terdapat tiga proses untuk mengendalikan mesyuarat iaitu pramesyuarat,pelaksanaan mesyuarat dan pasca mesyuarat.

 Pramesyuarat:
     Sebelum sesebuah organisasi memulakan mesyuarat,terdapat beberapa persediaan yang perlu dibuat seperti mengadakan perbincangan.dalam hal ini,setiausaha perlu berbincang dengan pengerusi mengenai beberapa perkara,antaranya menentukan tarikh untuk mengadakan mesyuarat,masa yang akan berlangsungnya mesyuarat,tempat untuk mengadakan mesyuarat dan agenda yang akan dibincangkan dalam mesyuarat tersebut.

     Selain itu,sebelum memulakan mesyuarat setiausaha perlu memastikan persediaan kemudahan yang akan digunakan semasa mesyuarat bermula.Antaranya seperti tempahan tempat atau lokasi untuk bermesyuarat.Pastikan bilik yang ditempah berada dalam keadaan yang baik,kemas dan sedia untuk digunakan.Selain daripada tempahan bilik,setiausaha perlu membuat tempahan jadual ringan.

      Apabila selesai membuat tempahan,setiausaha perlu mengedar surat panggilan surat kepada ahli-ahli yang terlibat.Dalam hal ini,setiausaha perlu memastikan ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan dalam tempoh 10 hari sebelum mesyuarat.

Pelaksanaan mesyuarat:
     Pengerusi sebagai individu yang memainkan peranan utama dalam sesuatu mesyuarat.Selain itu,peranan mesyuarat adalah dengan mempunyai individu-individu seperti setiausaha dan ahli mesyuarat.Ini adalah individu yang penting dalam sesebuah organisasi yang ingin melaksanaan mesyuarat.

Pasca mesyuarat:
     Selepas mesyuarat selesai,tugas setiausaha ialah menyediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan pengerusi.Draf ini ini hendaklah dikemukakan tidak lewat dari tiga hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.Selepas itu,minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan.

Selasa, 24 Ogos 2010

Tujuan pengurusan mesyuarat

     Di dalam pengurusan mesyuarat,terdapat beberapa kepentingan mengapa mesyuarat perlu diadakan dalam sesebuah organisasi antaranya ialah dapat menjimatkan masa dan mempercepatkan kerja.Ini kerana mesyuarat yang diadakan mempunyai pelbagai idea yang dapat disumbangkan oleh petiap individu yang terlibat.

     Selain itu,sesebuah organisasi mengadakan mesyuarat untuk menyelaraskan pembahagian tugas melalui pengkhususan tugas terhadap individu yang terlibat.Oleh itu,tugas yang dirancang dapat dilaksanakan dengan baik dan tersusun sekaligus memudahkan perancangan dan juga perlaksanaan sesebuah organisasi.Beban tugas juga akan menjadi ringan.Mesyuarat juga bertujuan menyampaikan informasi terkini kepada kakitangan,ini kerana mesyuarat dapat mengumpul semua kakitangan organisasi pada satu masa dan maklumat yang hendak disampaikan dapat dilakukan secara serentak.Contohnya apabila terdapat rancangan baru atau beberapa perubahan untuk penambahbaikan kualiti dalam sesebuah organisasi,melalui mesyuarat segala urusan tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah dan berkesan.

     Tujuan mesyuarat juga diadakan untuk menggalakkan percambahan idea kerana  tindak balas yang dikemukakan.Organisasi akan menjadi lebih mantap dan jitu sekiranya perkongsian idea diamalkan.Disamping itu,mesyuarat juga diadakan untuk menyelesaikan konflik dalam sesebuah organisasi.Ini kerana,melalui mesyuarat konflik tersebut dapat diselesaikan dengan adil dan saksama di mana setiap ahli perlu mempunyai fikiran yang terbuka untuk memberi dan mendapatkan nasihat.Selain itu,mesyuarat juga perlu bersifat tenang dan sabar semasa mengendalikan mesyuarat kerana ianya melibatkan perasaan ahli yang terlibat.      

Selasa, 17 Ogos 2010

PRAKATA


     Assalamualaikum dan salam satu Malaysia kepada para pengunjung dihormati.Setinggi-tinggi kesyukuran saya ucapkan keatas yang maha esa kerana diberi kekuatan untuk menghasikan blog ini,diucapkan terima kasih juga kepada pihak yang banyak membantu saya dalam menghasilkan blog ini.Pelbagai cabaran dan rintangan yang saya lalui dalam menghasilkan blog ini. Atas saranan pensyarah saya yang meminta agar membina satu blog,di sini saya akan mengetengahkan tentang pengurusan mesyuarat di dalam blog saya.Tujuan saya memilih topik ini kerana saya melihat pelbagai maklumat yang dapat dibincangkan dan pelbagai kebaikan yang dapat dijadikan panduan kepada kita semua tentang pengurusan mesyuarat ini.Saya berharap agar segala maklumat yang saya sampaikan memberi impak yang baik kepada kita semua.
   
     Pengenalan terhadap pengurusan mesyuarat iaitu mesyuarat merupakan salah satu elemen penting dalam sesebuah organisasi seperti kelab,persatuan,syarikat dan sebagainya.Setiap individu perlu mengadakan perbincangan dalam bentuk mesyuarat untuk mencapai kata sepakat dalam menyelesaikan beberapa perkara,contohnya sesebuah syarikat yang ingin mencari sumber idea di dalam perniagaannya,mereka perlulah mengadakan mesyuarat bagi memperolehi sumber idea baru dan mendapat persetujuan dari semua pihak.Idea-idea yang bernas dapat digabungkan bagi mementapkan lagi sesebuah organisasi.Oleh itu,pengetahuan tentang pengurusan mesyuarat perlu diketahui oleh setiap individu agar sesuatu mesyuarat yang telah dirangka berjalan dengan lancar.

     Sekiranya terdapat salah dan silap di atas penulisan saya ini,diharap para pembaca dapat memberi komen dan pendapat agar saya dapat memperbetul setiap kelemahan saya di atas penulisan ini.Setiap manusia mempunyai kelemahan dan kelebihan masing-masing,oleh itu saya amat berbesar hati sekiranya para pembaca dapat memberikan pandangan yang sewajarnya di atas penulisan saya ini.


Wassalam.


Abdul Muhaimin Bin Ahmad